JÄSENREKISTERI 1) Rekisterinpitäjä Adopted with love ry Vanha Raumantie 138 28660 Pori www.adoptedwithlove.fi 2) Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa Marjo Leander info@adoptedwithlove.fi 3) Rekisterin nimi Adopted with love ry:n jäsenrekisteri 4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja periaate Rekisterissä oleva henkilö on jäsenyytensä vuoksi yhteydessä rekisterin pitäjään. Jäsenhakemuksen yhteydessä henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Jäsenrekisterissä on tieto jäsenistä. Jäsenhakemuksen täyttämällä ja maksamalla jäsenmaksun tulee yhdistyksen jäseneksi. Yhdistyksen hallitus hyväksyy jäsenet. Kun jäsen ilmoittaa erostaan, poistetaan jäsenen tiedot rekisteristä. 5) Rekisterin tietosisältö Jäsenrekisterissä on seuraavat tiedot: - nimi - sähköposti - kotipaikka - syntymävuosi 6) Tietolähteet Jäsenestä rekisteröidään ne tiedot, jotka jäsen ilmoittaa liittyessään jäseneksi. 7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja ei käsitellä yhdistyksen ulkopuolella, tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä Eu:n tai Eta:n ulkopuolelle. 8) Rekisterin suojaus Rekisteri on tallennettu rekisterinpitäjän (Adopted with love ry) tietojärjestelmään. Pääsy jäsentietoihin vaatii salasanan ja käyttäjätunnuksen käyttöä. Tietoihin pääsee vain siihen luvan saaneet henkilöt. 9) Rekisterissä olevalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö muihin tarkoituksiin. 10) Tarkastusoikeus ja oikeus tietojen siirtämiseen Rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa omat tietonsa ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa se rekisterinpitäjälle. 11) Tietojen korjaaminen Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot oma-aloitteellisesti tai pyynnöstä. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä valitus valvontaviranomaiselle. ... ADOPTOITUJEN ELÄINTEN OMISTAJAREKISTERI Rekisterinpitäjä: Adopted with love ry (myöhemmin yhdistys) Osoite: Adopted with love ry Vanha Raumantie 138, 28660 Pori www.adoptedwithlove.fi Yhteyshenkilö: Jonna Palmu Rekisteröidyt: Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen kautta koiran tai kissan adoptoineiden yhteys- ja henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus: Omistajarekisteri sisältää tiedot yhdistyksen kautta eläimen adoptoineista henkilöistä / henkilöistä. Eläimen adoptoivat henkilöt tekevät yhdistyksen kanssa eläimen adoptiosta kirjallisen sopimuksen. Omistajan ja yhdistyksen sopimussuhde jatkuu eläimen elinajan, ellei koiraa tai kissaa esimerkiksi luovuteta takaisin yhdistyksen haltuun tai jostain muusta erityisestä syystä päätetä ennen sitä. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun sopimussuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä lakkaa. Henkilötietojen tallentaminen perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää rekisteriä välittämistään eläimistä. Rekisterissä olevia tietoja voidaan vaatia viranomaisten taholta (Ruokavirasto tai valvova eläinlääkäri). Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisterissä käsitellään yhdistyksen kautta koiran tai kissan adoptoineiden henkilö- ja yhteystietoja sekä eläimen tunnistetietoja, joiden avulla adoptoitu eläin voidaan yksilöidä. Näitä tietoja ovat: - rekisteröidyn etu- ja sukunimi - rekisteröidyn postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka - rekisteröidyn puhelinnumero - rekisteröidyn sähköpostiosoite - rekisteröidyn adoptoiman eläimen laji, nimi, syntymäaika, sukupuoli, maahantulopäivä, passi- ja sirunumero Tietolähteet: Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään adoptiohakemuksen ja adoptiosopimuksen täyttämisen yhteydessä. Tiedot adoptoidusta eläimestä yhdistys kerää omista toiminnassaan tarvitsemista lähteistään, kuten maahantuontiasiakirjoista. Yhdistys huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva: Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Eläinten tietoja luovutetaan eläinten maahantuontia ja välittämistä valvoville viranomaisille erityisestä pyynnöstä. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella; Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä; tai rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen säilytysaika: Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröidyn ja yhdistyksen välinen sopimussuhde on aktiivinen. Sopimuksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa; saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; vaatia henkilötietojensa poistamista; peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu; saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Yhdistys vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle: Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yhteydenotot: Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinhoitajalle osoitteeseen info@adoptedwithlove.fi Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen: Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön tai yhteystietojen muuttuessa.